Thomas Perssons krönika; Utgångspunkten är: Det måste bara funka!
Vi har under januari-augusti i år genomfört stora förändringar kring IT-teknik, IT-drift och ansvarsfördelningen kring IT-frågor.
Lite slarvigt brukar vi säga att vi genomfört GS-IT, vilket är namnet på genomförandeprojektet när det gäller teknik, arbetsplats och programhantering. Men alla förändringar ligger inte inom GS-IT-projektet. Lite mer konkret har förändringarna gällt:
• Nya, standardiserade datorer, för att öka standard och prestanda totalt inom förvaltningen och för att minska kostnader för underhåll
• Nya rutiner för att installera program/applikationer för att kunna garantera att alla program ska kunna fungera med varandra och för att göra programmen nåbara från alla datorer, så vi inte köper samma program flera gånger (rutinerna är tillfälliga och ska senare ersättas)
• Nytt sk arbetsplatssystem med standardiserade funktioner som är gemensamma för alla användare
• Byte till trådlösa nätverk, för att underlätta medarbetarnas och elevernas arbete
• Förändrad arbets- och ansvarsfördelning, framför allt att skolor över tid inte ska behöva ägna sig åt IT-tekniska frågor och att kostnadsansvaret tydligt läggs där kostnaderna uppstår (samtidigt som vi minskar kostnaderna på den centrala nivån)
• Nya, aktuella standardprogram för ordbehandling, kalkylering, e-post mm
• Vi kommer också över tid att erbjuda funktioner som ger nya möjligheter i det pedagogiska arbetet.
Varje förändring leder till omställningsprocesser, merarbete och behov av lärande. Vi har därför valt en strategi där vi – trots de risker som finns med ett sådant förfaringssätt – genomför flera stora förändringar samtidigt. Skälet för detta är att minska det sammanlagda förändringsarbetet och att begränsa förändringsperioden. Samtidigt pågår arbete med att hitta nya funktioner som underlättar för elever, medborgare och medarbetare.
Nu har vi kommit så långt att den sk migreringen från tidigare datorer-arbetsplatssystem till största delen har genomförts. Detta har på de flesta skolorna fungerat bra, men på andra har olika tekniska problem som inte förutsetts, eller förutsetts tillräckligt tidigt, uppstått. Förändringen leder också till att vissa funktioner som tidigare funnits inte finns kvar. Även om det inte är någon tröst för den som vill ha full funktion här och nu, så är det inte på något sätt oväntat att problem skulle uppstå. Alla stora förändringar innebär att oförutsedda konsekvenser uppstår. Det innebär inte att vi kan vara nöjda, när det inte fungerar. Däremot måste vi ha en fungerande hantering av de problem som uppstår.
Utgångspunkten är: Det måste bara funka! Därför är det viktigt nu att de problem som identifieras rapporteras vidare till ServiceDesk eller till andra mottagare om det gäller annat än rent tekniska frågor. Då tas problemen om hand, prioriteras och fördelas till olika tekniker, systemerare eller chefer, så att de som ska hantera problemen också gör det. Om felanmälan inte görs, så finns heller ingen som kan göra något! Strävan måste vara att åtgärda felen så snart som möjligt. Central förvaltning har regelbundna uppföljningsmöten med stadens IT-avdelning och leverantörerna.
Vi kan se att en del av de problem som rapporteras in inte har att göra med GS-IT, utan handlar om arbetsfördelningen på en skola eller handhavandet av datorerna. Ett exempel är frågor och synpunkter på vem/vilka på en skola som ska hantera elevkonton. I dessa fall återkopplar vi till berörd rektor/enhetschef.
En del problem visar sig vara av större art. Det innebär att det kan ta tid att åtgärda. Det är naturligtvis inte bra ur verksamhetsperspektivet, men icke desto mindre en realitet. Jag ber alla som hamnar i detta läge att försöka hitta alternativa metoder och förfaringssätt, till dess att problemen åtgärdats.
Exempel på problem där arbete pågår är:
1. Långa inloggningstider
2. Det tar för lång tid att installera nya drivrutiner (ex. USB-enheter)
3. Installation av program för enskilda elever med funktionsnedsättningar mm
4. Applikationsinstallation/-distribution (att program idag inte installeras i önskad omfattning på datorerna pga att användaren måste klicka på en knapp för att installationen ska ske – och det görs inte)
5. Funktionalitet för publika datorer, t ex i skolbiblioteken.
Det vi också ser är att en del problem som rapporteras in – eller frågor som ställs – bygger på att användarna inte har fått eller mottagit information om de förändringar som nu pågår. Därför är det viktigt att förvaltningen säkerställer att alla medarbetare tar del av den information som finns, t ex på intranätet (http://utbildning.intranat.stockholm.se/Pages/Area.aspx?id=293697).
Central förvaltning arbetar också med att – utifrån frågor och anmälda problem – ta fram ytterligare informations- och stödmaterial till rektorer och skolor samt ett forum för behöriga beställare.
Det pågår utvecklingsarbeten på många platser i förvaltningen kring hur vi använder den nya infrastrukturen för att förbättra undervisning, administration och kontakter med medborgarna. Förvaltningens ledning deltog i förra veckan i ett seminarium om sk e-tjänster, dvs hur vi kan utveckla IT-lösningar som underlättar för medarbetare och medborgare, och administrationen. Många skolor introducerar interaktiva skrivtavlor. PIM-utbildningarna genomförs. Undervisningen utvecklas. Bara för att nämna något.
Thomas Persson